HELIOS Nephrite DMS, řízení dokunentů přes celé ERP

komplexní certifikované úložiště, elektronické podpisy a razítka, skenování a vytěžování dokumentů...

 

HELIOS DMS se zaměřuje na uživatelsky komfortní ukládání a práci s elektronickou podobou dokumentů. Slouží jako jednotné a komplexní úložiště s podporou návazných procesů, jako je skenování, vytěžování dokumentů, nebo Datová schránka a Spisová služba. HELIOS DMS je dále prostředek pro vytvoření certifikovaného úložiště, které splňuje funkčnost elektronických podpisů a časových razítek, zároveň funkčně zabezpečuje celý životní cyklus dokumentů.

Dokumenty jsou uloženy v HELIOS DMS úložišti a přístup k nim je možný pouze prostřednictvím systému HELIOS Nephrite. HELIOS DMS podporuje i nahrávání a stahování dokumentů, jejich verzování, sdílení práce nad dokumenty, řízení přístupů, fulltextové vyhledávání a tvorbu, resp. úpravu uložených dokumentů přímo v MS Office.

 

Základní charakteristika HELIOS DMS

  • HELIOS Nephrite DMS se zaměřuje na úschovu a práci s elektronickou podobou dokumentů
  • Slouží jako jednotné komplexní úložiště s podporou návazných procesů, jako je skenování, vytěžování dokumentů (DOCU-X OCR)
  • Modul DMS je prostředek pro vytvoření certifikovaného úložiště
  • Splňuje funkčnost elektronických podpisů a časových razítek a funkčně zabezpečuje celý životní cyklus dokumentů
  • Dokumenty jsou uloženy ve specializované DMS úložišti a přístup k nim je možný pouze prostřednictvím ERP systému HELIOS
  • Dokumenty jsou přístupné z HELIOS Nephrite, HELIOS Mobile a HELIOS Protál

 

Hlavní přínosy HELIOS DMS

  • Bezpečné uložení dokumentů v nativní databázi ERP HELIOS Nephrite
  • Řízení přístupů k dokumentům podle typů dokumentů a rolí
  • Hromadný import dokumentů z vybraného adresáře
  • Verzování dokumentů s uchováním starších verzí
  • Fulltextové vyhledávání v přiložených dokumentech
  • Tvorba a Úprava dokumentů přímo v MS Office
  • Workflow podpora při schvalování dokumentů
  • Notifikace a Interní komentáře k uloženým dokumentům
  • Převedení dokumentů na PDF, RTF dokumentů na DOCx via Microsoft Office
  • Podpora elektronického podepisování elektronickými podpisy a pečetěmi
  • Podpora časových razítek pro vytvoření důvěryhodných dokumentů v rámci EU legislativy
  • Možnost otevření dokumentů přímo v příslušném asociovaném programu
  • Možnost zobrazení náhledu dokumentu s vyhledáváním a zoomováním

 

Automatické skenování dokumentů

  • Evidence a skenování došlých dokumentů, faktura došlá, smlouva, apod.
  • Tisk štítků s čárovým kódem a jejich nalepení na dokumenty
  • Workflow proces dle charakteru dokumentu, adresáta, atd.
  • Dokumenty s čárovými kódy, jsou následně hromadně skenovány a ukládány
  • Automatická funkce na závěr procesu zabezpečí přiřazení PDF souboru k odpovídajícímu záznamu

 

Elektronická výměna dokumentů

  • Rozesílání dokumentů pomocí emailových zpráv
  • Tvorba různých formátů dokumentů
  • Ukládání a Archivace vytvořených dokumentů
  • Snížení firemních nákladů díky heslování a podepisování PDF, nahrazuje odesílání dokumentů poštou
  • Automatizace tvorby dokumentů vede k zrychlení firemních procesů a šetření lidských zdrojů

 

Automatické vytěžování dat z dokumentů

  • Vytěžování dat z různých typů dokladů (Faktury, Dodací listy, Technické průkazy, Objednávky, …)
  • Podpora cca 200 světových jazyků
  • Samoučící se algoritmy (Machine Learning)
  • Automatické validace vytěžených dat (Duplicity apod.)
  • Napojení na skenovací pracoviště a emailové adresy
 

Datové schránky

  • Automatické stažení zpráv z Datových schránek do systému HELIOS
  • Možnost stažení zpráv z více Datových schránek
  • Uložení obálek stažených zpráv do Došlé pošty
  • Uložení příloh stažených zpráv do HELIOS DMS úložiště
  • Zobrazení příloh z Došlé pošty
  • Možnost využití Workflow procesů na řízení Došlé pošty
  • Možnost vytvoření nových zpráv s přílohy a jejich zaslání do Datové schránky
  • Vyhledávání v Datové schránce dle zadaných údajů
  • Zveřejňování, aktualizace a zrušení zveřejnění smluv dle platné legislativy